Führungsunterstützung Verwaltungsführung und Geschäftsleitung (70%)

Allschwil gehört zu den grössten Gemeinden der Nordwestschweiz und ist eine innovative Vorortsgemeinde von Basel. Die Nähe zur Stadt prägt Allschwils Charakter, ohne dass die Gemeinde dadurch ihre politische und mentale Eigenständigkeit einbüsst.

Haben Sie Lust, die Zukunft der Gemeindeverwaltung Allschwil aktiv mitzugestalten? Für das Team Stabsdienste suchen wir per 1. Juni 2025 oder nach Vereinbarung eine engagierte und umsetzungsstarke Persönlichkeit als Führungsunterstützung Verwaltungsführung und Geschäftsleitung.

Ihr Aufgabengebiet

• In dieser spannenden und äusserst vielseitigen Funktion führen Sie das Geschäftsleitungssekretariat der Gemeindeverwaltung selbständig und unterstützen den Leiter Gemeindeverwaltung (CEO) und die Leiterin Stabsdienste bei organisatorischen und administrativen Aufgaben mit einer strukturierten Arbeitsweise und ihrer kundenorientierten Haltung.
• Sie verantworten die gesamte Vor- und Nachbearbeitung der Geschäftsleitungssitzungen inkl. der stilsicheren und präzisen Protokollierung der Sitzungen.
• Als selbständige und mitdenkende Persönlichkeit haben Sie die Agenda des Leiters Gemeindeverwaltung vorausschauend im Griff. Daneben führen Sie auch die Termin- und Pendenzenkontrolle der Geschäftsleitung und erledigen allgemeine Sekretariatsarbeiten.
• Bei grösseren Projekten fungieren Sie als Projektoffice und begeistern die Stakeholder mit organisatorischer Präzision und Termintreue.
• Sie arbeiten bei der Weiterentwicklung unserer Prozesse aktiv mit und stellen die Abbildung in unserem Prozessmanagementsystem sicher.
• Die Planung, Organisation oder Koordination von Anlässen sind ebenfalls Aufgaben, welche zu dieser abwechslungsreichen Funktion gehören.

Ihr Profil

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung und eine Weiterbildung im Bereich Führungsunterstützung.
• Nebst starken organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten gehen Sie sicher mit Office-Applikationen um; wenn sie bereits mit CMI-Axioma gearbeitet haben, wäre das toll.
• Sie schreiben präzis, wortgewandt und vermitteln auch komplexe Inhalte klar und zielgruppengerecht.
• Sie haben Freude an Ihrer Arbeit und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Dienstleistungsorientierung.
• Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und Humor sind Ihre besten Eigenschaften.

Ihre Perspektive

• In dieser Schlüsselfunktion bearbeiten Sie ein vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld im zeitweilen politisch geprägten Umfeld.
• Sie erhalten dabei die Möglichkeit, die Gemeindeverwaltung Allschwil als schlagkräftige, effiziente Organisation zu unterstützen und in ihrem Verantwortungsbereich weiterzuentwickeln
• Unterstützendes Arbeitsklima in einem engagierten und motivierten Team und Umfeld.
• Öffentlich-rechtliche Anstellung mit attraktiven Bedingungen.