Sachbearbeiter*in Protokoll, 60 %
Dauerstelle
Stadtkanzlei
Infolge Pensionierung suchen wir per 1. Februar 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und diskrete Person, die unsere Abteilung Protokoll Stadtrat verstärkt.
Aufgaben
- Sie stellen gemeinsam mit Ihrem Team die sorgfältige Vorbereitung und Nachbearbeitung der wöchentlichen Stadtratssitzungen sicher, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist.
- Sie koordinieren die fristgerechte Weiterleitung von Anträgen an das Parlament und stellen die Überwachung der Referendumsfristen sicher.
- Sie führen den Stadtratsbeschluss über die städtischen Vertretungen in Drittinstitutionen, aktualisieren diesen bei Änderungen und sind für das Einholen der jährlichen Geschäftsberichte dieser Institutionen verantwortlich.
- Sie führen den Stadtratsbeschluss über die beratenden Kommissionen des Stadtrats und halten diesen stets auf dem aktuellen Stand.
- Sie beraten und unterstützen die Departemente bei der Abwicklung von Anträgen an den Stadtrat und weiteren Fragen rund um die Stadtratssitzungen.
Profil
- Eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
- Idealerweise Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Einen sicheren Umgang mit digitalen Arbeitsinstrumenten (MS Office, Teams, Kenntnissen in CMI sind von Vorteil)
- Eine selbstständige und präzise Arbeitsweise, auch unter Zeitdruck
- Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie höchste Diskretion
- Organisationstalent, Teamfähigkeit sowie dienstleistungs- und lösungsorientiertes Denken und Handeln
- Bereitschaft, die Arbeitszeit am Rhythmus der Stadtratssitzungen (insbesondere Verfügbarkeit an Mittwochen und Donnerstagen) auszurichten und die Ferien vorzugsweise in die Schulferien der Stadt Zürich zu planen
Wir bieten
Ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsklima in einer zentralen Organisation sowie ein engagiertes Team, das sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut. Die Stelle ermöglicht es Ihnen, am Puls der Demokratie zu arbeiten, in einem vielfältigen kulturellen und politischen Umfeld mitzuwirken und vertiefte Einblicke in die Arbeitsweise des Stadtrats zu gewinnen. Ihr Arbeitsplatz befindet sich im historischen Stadthaus, mit der Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.
Sie profitieren von attraktiven Arbeitsbedingungen, umfassenden Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer herausragenden Pensionskasse. Die Stadt Zürich beteiligt sich an Ihrer Verpflegung mit Lunchchecks und unterstützt Ihre Mobilität durch einen Beitrag für den ÖV oder das Velo. Die Anstellung erfolgt im Jahresarbeitszeitmodell.
Sie profitieren von attraktiven Arbeitsbedingungen, umfassenden Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer herausragenden Pensionskasse. Die Stadt Zürich beteiligt sich an Ihrer Verpflegung mit Lunchchecks und unterstützt Ihre Mobilität durch einen Beitrag für den ÖV oder das Velo. Die Anstellung erfolgt im Jahresarbeitszeitmodell.
Über uns
Die vom Stadtschreiber geführte Stadtkanzlei mit rund 75 Mitarbeitenden ist eine Stabstelle des Stadtrats, die auch vielfältige Dienstleistungen für die Verwaltung und die Öffentlichkeit erbringt. Sie ist in die Bereiche Abstimmungen und Wahlen, Einbürgerungen, Kanzleidienste, Kommunikation, Organisation und Logistik, Stab, Strategie und Recht sowie die Zentralen Dienste gegliedert.
Die Abteilung Protokoll Bereich Kanzleidienste ist für die Geschäftsverwaltung des Stadtrats zuständig. Ihre Aufgaben umfassen die Vorbereitung der wöchentlichen Stadtratssitzungen, die Ausfertigung von Beschlüssen, die Geschäfts- und Fristenkontrolle sowie die Führung der städtischen Rechtssammlung (Amtliche Sammlung). Zudem koordiniert Sie die Erstellung des jährlichen Geschäftsberichts der Stadt Zürich.
Die Abteilung Protokoll Bereich Kanzleidienste ist für die Geschäftsverwaltung des Stadtrats zuständig. Ihre Aufgaben umfassen die Vorbereitung der wöchentlichen Stadtratssitzungen, die Ausfertigung von Beschlüssen, die Geschäfts- und Fristenkontrolle sowie die Führung der städtischen Rechtssammlung (Amtliche Sammlung). Zudem koordiniert Sie die Erstellung des jährlichen Geschäftsberichts der Stadt Zürich.
Interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung zusammen mit einem aussagekräftigen Motivationsschreiben bis am 18. September 2025.
Für Fragen steht Ihnen Marcel Jordi, Leiter Protokoll, Tel. +41 44 412 37 16, gerne zur Verfügung.
Für Fragen steht Ihnen Marcel Jordi, Leiter Protokoll, Tel. +41 44 412 37 16, gerne zur Verfügung.
Referenz-Nr.: 47449
